En vikar er ikke bare en stedfortræder.
Vikarer er ikke nødvendigvis det samme som at være stedfortræder for en syg eller ferierende kollega. Hos Procur er en vikar oftest en medarbejder, der kan udfylde en ledig stilling i en given periode. En vikar kan altså også være en ekstra ressource. Eller måske ”bare” en midlertidig medarbejder, når virksomheden i perioder har ekstra travlt.
Indholdsfortegnelse
Danmark mangler kvalificeret arbejdskraft.
Gennem en årrække har der været underskud af kvalificeret arbejdskraft på det danske arbejdsmarked. Der mangler ganske enkelt hoveder, hænder og fødder til at skabe værdi på arbejdspladserne – i industrien, i byggeriet og mange andre steder.
Derfor kan en løsning på problemet være at ansætte udenlandske medarbejdere/vikarer, der kan varetage længerevarende vikariater, og på den måde fungere som en fagligt kvalificeret ressource i en aftalt periode.
Læs også: Onboarding af nye medarbejdere
Brug dit vikarbureau og opnå fordele.
Når du benytter dig af vikarer, har du først og fremmest adgang til en ekstra ressource – nemlig din vikar. Men vidste du også, at der er mange flere fordele at hente, når du samarbejder med et vikarbureau? For med et længerevarende vikariat følger der flere opgaver og forpligtelser med, og de fleste af disse kan vikarbureauet med fordel tage sig af, herunder ansættelseskontrakt, håndtering af løn, feriepenge, evt. pension mv. Men nogle andre opgaver skal du selv tage ansvar for. Det er derfor vigtigt, at der afstemmes forventninger og laves aftaler, der er baseret på den virkelighed, både du, vikaren og vikarbureauet skal arbejde under, inden du lægger opgaverne ud til din samarbejdspartner.
Inden du bestiller din nye medarbejder, bør du overveje hvilke faglige opgaver, du skal have udført, hvilke erfaringer du gerne vil kunne trække på, og selvfølgelig hvor og hvornår, du har brug for den ekstra medarbejder. Du bør derfor tage en snak med dit vikarbureau om ansættelsesvilkår, løn, kontrakter og arbejdsforhold. For det er dit ansvar, at der er styr på aftalerne, uagtet du lejer mandskabet hos et bureau. Derfor bør du stille krav til dit vikarbureau og sikre dig, at de har styr på tingene.
10 trin til hvordan dine vikariater bliver succesfulde.
#1 Afstem dine forventninger til vikaren.
Hvilke opgaver forventer du vikaren skal varetage? Det giver god mening at tage en snak om hvilke konkrete opgaver, du har brug for din vikar varetager. Jo flere informationer du kan give om praktiske opgaver, omfang, evt. akkorder eller andre præstationsforventninger, kvalitetskrav, materialer mv., des mere præcist kan vikarbureauet udvælge den helt rette medarbejder til det job, du skal have udført. Måske der er andre opgaver, som vikaren også kan håndtere, i forlængelse af den primære opgave, du rekrutterer til. Ved at gøre opmærksom på mulige ad hoc opgaver, kan du få endnu mere fleksibilitet ud af samarbejdet.
Jo bedre medarbejdernes faglighed og erfaring matcher de konkrete arbejdsopgaver, din virksomhed udfører, des mere værdi får du for den pris, du betaler for din arbejdskraft.
#2 Vær konkurrencedygtig.
Der mangler arbejdskraft mange steder, og det gælder i flere brancher og i flere lande. Derfor er der voldsom konkurrence om at tiltrække arbejdskraft. Og vikarerne har mange jobs at vælge mellem. Det betyder selvfølgelig, at vikarerne søger derhen, hvor de kan få de bedste arbejdsbetingelser og den højest mulige løn. De fleste vikarer kender markedet og lønniveauer i forskellige fag så godt, at timelønnen, mulighed for overarbejde, leveomkostninger og længden af den enkelte kontrakt har betydning for, hvor hurtigt jobbene besættes.
Det kan derfor være formålstjenstligt at være lidt fleksibel, når kontraktvilkårene fastlægges. Desuden rejser rygter hurtigt, og det betyder, der er større søgning til de ”gode” virksomheder og mindre søgning til dem, hvor arbejdsforholdene, tonen eller andre forhold har fået ry for at være mindre ”attraktive”.
# 3 Kend din branche.
Indsigt i din egen branche er en god ide. Når du skal rekruttere medarbejdere, kommer du ofte til at konkurrere om de bedst egnede medarbejdere. Så hvem og hvad er du oppe imod? Hvilke andre virksomheder mangler mandskab? Hvilke jobs er udbudt til midlertidig ansættelse? Hvilke projekter rekrutteres der til andre steder? Hvor langvarige ansættelser tilbyder dine konkurrenter? Hvad er lønniveauet hos dine konkurrenter? Tilbyder de overtid? Flekstid? Mulighed for forlængede weekends hos familien i hjemlandet osv.?
Det lyder måske underligt, at dine konkurrenters arbejdsvilkår har betydning for dig og din virksomhed, men det er altså tilfældet. Naturligvis er det ikke umuligt at få det rette mandskab til din virksomhed. Men det kan betyde, at det nogle gange kan vare lidt længere, før din efterspørgsel er dækket.
# 4 Vær ude i god tid når du skal bruge vikarer.
Netop fordi der er stor konkurrence, og fordi du kan blive overhalet ”indenom” af nogle af dine konkurrenter, når du skal have medarbejdere på midlertidig ansættelse, kan det være en god ide at gå i dialog med dit vikarbureau i ”god tid”. Ikke kun fordi der er en række praktiske forhold, der skal aftales, og forventninger, som skal afstemmes. Men fordi de udenlandske vikarer har rigtig mange jobtilbud at vælge mellem, og fordi det formentlig ikke betyder det mindste, om de accepterer en kontrakt i Frankrig, Norge eller Danmark. Hvis arbejdsvilkår og løn er fristende, er det blot et spørgsmål om, hvorvidt de skal stå af i Bordeaux, Bergen eller Billund for at gå på arbejde.
# 5 Vid hvilke regler, satser mv. du skal følge.
Vikarbureauerne er afhængige af den information, du giver, når der skal laves ansættelseskontrakter til dine vikarer. Derfor har du også et ansvar for, at du leverer den rigtige og fyldestgørende information. I forbindelse med ansættelsen har bureauet behov at vide, hvorvidt du har tiltrådt en overenskomst, hvilke lokale aftaler der er indgået på din arbejdsplads – f.eks. i forhold til flekstid, mødebonus, overtid, løntillæg mv. – og hvordan din virksomhed håndterer afvigelser eller undtagelser fra overenskomsten. Har din virksomhed ikke tiltrådt en overenskomst, så er det lidt mere omfattende at udarbejde ansættelseskontrakten, da man ikke kan henvise til gældende aftale, men i stedet må beskrive forholdene hver for sig.
Det gælder for vikarbureauerne, som det gør for din virksomhed, at hvis der er tiltrådt en overenskomst, der dækker dit arbejdsområde, så danner vilkårene i overenskomsten grundlag for vikarernes ansættelsesforhold. Hvis vikarbureauet ikke har tiltrådt en dækkende overenskomst, så gælder Vikarlovgivningens bestemmelser om ligebehandling. Der findes yderligere et par ”kombinationer”, men det bør dit vikarbureau oplyse dig om.
Husk at du ikke kan fralægge dig ansvaret, ”bare fordi” du benytter et bureau – så vær omhyggelig når du vælger din samarbejdspartner. Arbejdsmiljø, sikkerhed på arbejdspladsen, pauser og overholdelse af hviletidsbestemmelser mv. er under alle omstændigheder dit ansvar. Er du i tvivl så spørg dit vikarbureau til råds.
# 6 Tag godt imod dine nye medarbejdere.
Kan du huske, hvordan det var at starte på en ny arbejdsplads? Når du vælger at benytte vikarer, får du medarbejdere, som er vant til at omstille sig. Til nye lande, nye accenter, nye arbejdspladser, nye måder at gøre det ene og det andet. Det kan være en stor fordel. Men på den anden side betyder det selvfølgelig også, at du får en medarbejder, der ikke kender, ”som vi plejer”.
Derfor bør du være opmærksom på, at dine nye midlertidige medarbejdere, kan være i tvivl og blive usikre, hvis du ikke er opmærksom på at hjælpe dem godt i gang, og på at være tydelig i dine krav, forventninger og tilbagemeldinger. Selv at finde toilettet og lave mere kaffe kan være udfordrende, når man er ny på en arbejdsplads. Og mange vikarer kommer fra en kultur, hvor medarbejderne ikke forventes at stille spørgsmål – eller tvivle på chefen. Derfor kræver det, at du er aktivt opmærksom på, om de ”lander” rigtigt.
#7 Husk at forventningsafstemme.
Vær tydelig i forventningsafstemningen, for selv om der står ”smed” eller ”maler” på både din og naboens forretning, er det langt fra sikkert, at I gør tingene på samme måde. Det faglige er som oftest sammenligneligt, men virksomhedskulturen er sikkert ikke ens. Hvis du ikke fortæller dine medarbejdere, hvad du ønsker dig, så forsøger de formentlig at give dig det, de selv synes – eller også tøver de, med det resultat, at du får mindre arbejde for dine penge, og det er der ingen, der kan være tjent med. Heller ikke vikaren.
# 8 Kommuniker tydeligt.
Vær tydelig i din instruks – anvisninger, anerkendelser og afvisninger. Når du arbejder med mennesker, vil der altid være risiko for misforståelser. Hvis du har behov for, at arbejdsopgaver udføres på en særlig måde, i en særlig rækkefølge, eller til en særlig tid, så er du nødt til at fortælle det til de samarbejdspartnere, du har sat på opgaven.
Når du har medarbejdere med en anden kulturel baggrund, så er der en risiko for at misforstå – eller slet ikke at forstå – hvis du ikke er tydelig og præcis, når du giver anvisninger, når du giver feedback eller kasserer kvaliteten af en opgave, dine nye medarbejdere har udført. Kropssprog, betoning osv. kan blive opfattet helt anderledes, end du havde forestillet dig, og det kan derfor være en klassisk ”fælde” i et samarbejde, der ellers har de allerbedste forudsætninger.
# 9 Samarbejd med dit vikarbureau.
Del information. Vær fremsynet og giv dit bureau besked om, hvordan tidsplaner holder, om du ønsker at flytte vikarerne til andre arbejdsadresser senere. Giv din vurdering af vikarerne – af deres arbejdsindsats, den kvalitet de leverer og af samarbejdet med dine øvrige medarbejdere. Det er værdifuld viden, og det er mest af alt den eneste mulighed vikarbureauet har, for at ændre på de evt. forhold du ikke er helt tilfreds med. Jo før der gribes ind, des større udbytte får du!
Efter et endt vikariat er det vigtigt at gøre status. Hvad gik godt, og hvad skal der evt. ændres på til næste gang? Arbejd sammen med dit vikarbureau og brug deres kompetencer og erfaringer, så du får størst muligt udbytte af den meget vigtige samarbejdspartner og medspiller, som bureauet faktisk bør være. På den måde har du allerstørst chance for, at dine vikarer bliver en succes for dig og din virksomhed.
# 10 Vælg et bureau, der har styr på deres ting.
Her bør du aldrig gå på kompromis. Vælg samarbejdspartnere, der er fokuserede på fakta og er nysgerrige omkring den opgave, du skal have mandskab til. Vælg et bureau der tydeligt demonstrerer kendskab til branche, til rekruttering og til de gældende regler på området – for du skal huske, at i sidste ende er ansvaret dit!
Mangler du dygtige medarbejdere og vikarer, hjælper vi dig gerne i mål.
Hos Procur er det vores vigtigste opgave at hjælpe vores kunder ved at skaffe dygtige og kvalificerede medarbejdere. Skal vi også hjælpe dig, er du altid velkommen til at give os et kald og få en uforpligtende snak.
