Har du nogensinde overvejet, hvad det faktisk koster at ansætte en ny medarbejder i din virksomhed? Mange tænker kun på lønnen, men der er langt flere omkostninger forbundet med ansættelser. For dig som arbejdsgiver og virksomhedsejer – uanset branche – er det vigtigt at forstå de samlede udgifter, så du kan træffe de rigtige beslutninger.
I dette blogindlæg gennemgår vi de forskellige omkostninger ved at ansætte en ny medarbejder, både på kort og lang sigt. Vi ser på alt fra rekruttering og onboarding til løbende udgifter som pension og sociale omkostninger.
Til sidst deler vi også nogle konkrete eksempler på, hvornår det kan være en fordel at vælge en vikarløsning frem for en fastansættelse, så læs med her!
Indholdsfortegnelse
De synlige udgifter – mere end bare lønnen
Den mest åbenlyse omkostning er selvfølgelig lønnen, når du skal beregne, hvad en ny medarbejder koster. Men husk, at oveni selve lønnen kommer der en række andre faste, lovpligtige udgifter, der er direkte knyttet til en ansættelse, og som hurtigt får det samlede beløb til at stige:
- Pension: Dit bidrag til medarbejderens pensionsordning.
- Arbejdsgiverbidrag (ATP, AES, etc.): Diverse lovpligtige bidrag til sociale ordninger på arbejdsmarkedet.
- Forsikringer: Sygedriftforsikring, arbejdsskadeforsikring og lignende – essentielle sikkerhedsnet for både medarbejder og virksomhed.
- Feriepenge og feriefridage: Selvom det afregnes løbende, skal disse beløb budgetteres og afsættes, da de udgør en betydelig del af den samlede pakke.
- Sygdom: Desværre en uundgåelig del af ligningen. Du skal betale løn under sygdom de første 30 dage, hvilket hurtigt kan mærkes på bundlinjen ved uforudset fravær.
Eksempel: Forestil dig, at du ansætter en medarbejder til 30.000 kr. om måneden. Når alle de direkte omkostninger samt obligatoriske bidrag og tillæg er lagt oveni, kan den reelle månedlige omkostning for din virksomhed hurtigt snige sig op på 40.000-50.000 kr.
Det er en pæn sjat, der kræver omhyggelig budgettering!
De usynlige udgifter – her gemmer de skjulte omkostninger sig!
Det er her, det for alvor bliver interessant. De “skjulte” omkostninger kan nemlig udgøre en stor del af dine samlede personaleomkostninger – og nogle gange endda være større end de synlige:
Rekruttering:
- Jobannoncer: At poste en stilling på relevante jobportaler kan koste alt fra et par tusinde til mange tusinde kroner.
- Tid til screening og interviews: Hvem skal læse ansøgninger, sortere CV’er, indkalde og afholde samtaler? Din egen tid er værdifuld, og det samme er den tid, dine eksisterende medarbejdere bruger på at deltage i processen. Det er timer, der tages fra kerneopgaver.
- Baggrundstjek og referencetagning: Endnu mere tid og potentielle udgifter til eksterne firmaer, hvis du vil være helt sikker på dit valg.
Onboarding og oplæring:
- Manglende produktivitet: En ny medarbejder er sjældent 100% produktiv fra dag ét. Det tager tid at lære systemer, processer, arbejdsopgaver, produkter og kolleger at kende. For mange virksomheder kan det tage måneder, før en nyansat er fuldt ud selvkørende. I den periode kan din investering i medarbejderen være større end den værdi, vedkommende skaber.
- Oplæring af kolleger: Eksisterende medarbejdere skal bruge tid på at lære den nye op, hvilket fjerner dem fra deres egne kerneopgaver.
- Kurser og certificeringer: Afhængigt af jobbet kan der være krav om specifikke kurser, uddannelse eller certificeringer, som både kan være dyre og tidskrævende at gennemføre for at den nye medarbejder kan udføre sit arbejde.
- Efteruddannelse: Mange virksomheder afsætter et budget til løbende kurser, workshops eller efteruddannelse for at holde medarbejdernes kompetencer skarpe og opdaterede. Dette er en strategisk investering i udvikling, men en løbende udgift.
Administration og udstyr:
- IT-udstyr: Computere, softwarelicenser, telefoner – alt det en moderne medarbejder skal bruge for at være effektiv.
- Arbejdstøj og personligt udstyr: Dette kan inkludere specifikke uniformer, firma-T-shirts, specialværktøj eller teknisk udstyr, der er unikt for den specifikke rolle og branche.
- Arbejdsplads: Udgifter til skrivebord, stol, eventuelt ombygning eller tilpasning af kontorfaciliteter for at skabe det rette arbejdsmiljø.
- HR-administration: Løbende administration med lønkørsler, fraværsregistrering, kontraktstyring og brug af HR-systemer. Selvom det er nødvendigt, koster det tid og ressourcer.
- Udlæg og diæter: Hvis medarbejderen rejser, deltager i møder ude af huset eller har udgifter i forbindelse med arbejdet, kan der være udlæg til transport, kost og logi, som skal dækkes eller refunderes. Dette kan hurtigt blive en betydelig og uforudsigelig post.
Omkostninger ved afskedigelse:
- Opsigelsesvarsel og løn i opsigelsesperioden: Alle medarbejdere har krav på løn i sin opsigelsesperiode, uanset om vedkommende arbejder eller er fritstillet. Denne periode kan strække sig fra 1 til 6 måneder afhængig af anciennitet, og det er lønudgifter, du betaler for en medarbejder, der måske ikke længere bidrager optimalt.
- Fratrædelsesgodtgørelse: Hvis medarbejderen har været ansat i længere tid (typisk 12 eller 17 år), kan der være krav om fratrædelsesgodtgørelse ifølge funktionærloven.
- Juridisk rådgivning: I uheldige tilfælde kan afskedigelser føre til tvister, og så kan udgifter til advokater og juridisk rådgivning hurtigt løbe op.
- Negativ omtale og tab af produktivitet: En dårligt håndteret afskedigelse kan skade virksomhedens omdømme og påvirke moralen blandt de tilbageværende medarbejdere, hvilket kan føre til et fald i den generelle produktivitet og et usundt arbejdsmiljø.
Eksempel: En mindre IT-virksomhed, der ansætter en ny programmør, skal ikke kun betale løn. De skal også regne med udgifter til rekruttering (måske 15.000 kr. til annoncering og screening), en ny computer (10.000 kr.), softwarelicenser (flere tusinde om året) og den tid, den erfarne kollega bruger på at sparre og oplære den nye i de første uger/måneder.
Det løber hurtigt op i en betydelig sum, før den nye programmør er i fulde omdrejninger. Og hvis det ikke går som forventet, kan en opsigelsesperiode på fx 3 måneder betyde yderligere 120.000 – 150.000 kr. i uforudsete lønudgifter, ud over det indledende tab af produktivitet.
Så hvad koster en medarbejder egentlig?
I blogindlægget ovenfor har jeg forsøgt at skabe et overskueligt overblik over de omkostninger, der følger med, når man ansætter en ny medarbejder.
Der er mange faktorer at tage højde for, og de vil naturligvis variere fra virksomhed til virksomhed og fra branche til branche.
Selvom der ikke findes en endelig facitliste, håber jeg, at dette indlæg har givet dig en bedre indsigt i både lønforhold og de øvrige omkostninger – både de synlige og de mere skjulte – der følger med at have ansatte.
Læs også: Min virksomhed mangler arbejdskraft: Hvad gør jeg?
4 situationer hvor en vikarløsning kan være en smart og økonomisk løsning
Okay, det kan være dyrt at ansætte en ny medarbejder, når vi tager alle ovenstående udgifter i betragtning. Men hvordan kan et vikarbureau blive en relevant mulighed for dig, når der er brug for nye medarbejdere og ekstra hænder, eller hvis du har et projekt, der kræver en helt specifik type medarbejder med specialkompetencer i en afgrænset periode?
Herunder har jeg fundet 4 konkrete situationer, hvor et vikarbureau med fordel kan komme ind i billedet og tilbyde dig en meget fleksibel og ofte mere økonomisk fordelagtig løsning.
Når du har brug for midlertidig dækning eller ekstra ressourcer
Har du brug for ekstra mandskab i en spidsbelastningsperiode, til at dække længerevarende sygdom eller barsel, eller til et specifikt tidsbegrænset projekt? En vikar kan træde til med forholdsvis kort varsel.
Når opgaven er løst, eller perioden er slut, afsluttes engagementet – helt uden lange opsigelsesfrister, fratrædelsesgodtgørelse eller langvarige forpligtelser. Du betaler kun for de faktiske timer, vikaren arbejder, og ansvaret for lønomkostninger, pension, feriepenge og sygdom ligger hos vikarbureauet. Dette giver dig klare og forudsigelige omkostninger samt en enorm operationel frihed.
Når du har brug for specialiserede kompetencer
I mange tilfælde kan det være svært at finde den rette kandidat med præcis de færdigheder og den erfaring, som din virksomhed har brug for, især til kortvarige eller nicheprægede opgaver. Ved at anvende vikarløsninger får du adgang til specialiserede kompetencer, der måske ikke er tilgængelige internt, eller som du kun har brug for i en begrænset periode.
Det kan være eksperter, der kan løse specifikke opgaver, uden at du behøver at investere i en fastansættelse. Dette giver dig fleksibilitet til at tilpasse arbejdsstyrken efter virksomhedens aktuelle behov og sikrer, at du altid har den rette ekspertise til rådighed, præcis når du har brug for det.
Når du gerne vil "prøve, før du køber" – test en medarbejder inden fastansættelse
Det kan være en stor fordel at starte med et try & hire forløb, når du overvejer at fastansætte en ny medarbejder. Det giver dig mulighed for at vurdere, om kandidaten passer til både arbejdsopgaverne og virksomhedens kultur, inden der indgås en længerevarende ansættelsesaftale.
Ved at starte med et try & hire forløb minimerer du risikoen for fejlansættelser af potentielle medarbejdere, som kan være både dyre og tidskrævende. Du får et uvurderligt indblik i kandidatens præstation og integration i teamet, før du forpligter dig fuldt ud.
Når dine medarbejdere ofte arbejder væk fra arbejdspladsen
Undgå at skulle betale udlæg og diæter. Når du hyrer en vikar gennem et vikarbureau, slipper du for at administrere og udbetale udlæg og diæter i forbindelse med rejser eller andre arbejdsrelaterede udgifter. Det betyder mindre administrativt arbejde og færre uforudsete omkostninger i din virksomhed.
Forestil dig dette: Din virksomhed lander en stor, men tidsbegrænset ordre, der kræver ekstra ressourcer de næste seks måneder. I stedet for at ansætte en ny medarbejder med alle de omkostninger og forpligtelser, det medfører, kan du hyre en vikar gennem Procur ApS. Du betaler kun for arbejdstiden i de seks måneder, og når projektet er færdigt, har du ingen yderligere forpligtelser. Det giver en enorm økonomisk og operationel frihed!
Ansæt fleksibelt gennem os
At ansætte er en stor investering, og det skal det også være. Men for mange virksomheder er der perioder med svingende behov, hvor en fastansættelse ikke giver mening – hverken økonomisk eller strategisk.
Overvej at tage en snak med os, næste gang du står og mangler kvalificeret arbejdskraft. Vi kan tilbyde dig en stor fleksibilitet og kan spare dig for en masse hovedpine og penge på bundlinjen.
